【集萃網(wǎng)觀察】一、贏得參展商的參與是展會(huì)成功的開始
展覽會(huì)的組織者要贏得參展商,首先要使參展商了解展會(huì)的概念及目的。這就意味著展覽會(huì)要通過宣傳、廣告及銷售渠道,將展會(huì)的信息傳遞給企業(yè),以推廣自己的展會(huì)。
組織專業(yè)展會(huì)的目的是為了滿足參展企業(yè)的貿(mào)易需求。企業(yè)決定參展,是認(rèn)為參加展會(huì)能為企業(yè)帶來價(jià)值,能滿足他們宣傳企業(yè)產(chǎn)品,樹立企業(yè)形象、促進(jìn)貿(mào)易等需求。參展商的參展是展覽會(huì)取得成功的關(guān)鍵,有了參展企業(yè)的參展,主辦單位的價(jià)值才得以體現(xiàn)。主辦單位舉辦展覽會(huì)的主要收益來自于參展企業(yè)的展位費(fèi)。因此.主辦單位與參展商之間的價(jià)值傳遞是非常重要的。如何來保證這一“傳遞”,就要依賴于展會(huì)是否遵循著一個(gè)出色的、可行的價(jià)值交付系統(tǒng)——這個(gè)系統(tǒng)就是,展會(huì)應(yīng)不僅能夠向參展商提供一種他們認(rèn)為能帶來價(jià)值的產(chǎn)品及服務(wù),而且能夠降低參展商的貿(mào)易成本。具體表現(xiàn)為:參展商能在展覽會(huì)上結(jié)識(shí)新客戶,擴(kuò)大貿(mào)易合作關(guān)系,增加貿(mào)易量;或者通過參展樹立了企業(yè)形象,宣傳了企業(yè)產(chǎn)品,擴(kuò)大了品牌知名度等。當(dāng)企業(yè)認(rèn)為參加展覽會(huì),可以實(shí)現(xiàn)以上價(jià)值時(shí),他們就會(huì)報(bào)名參展,成為參展商。
二、做好參展商的組織、服務(wù)工作是展會(huì)成功的關(guān)鍵
參展商報(bào)名參展,主辦單位與參展商的合作就開始了。作為主辦單位,應(yīng)向參展商提供一系列專業(yè)、周到的服務(wù)。
首先,應(yīng)了解參展商的參展需求、企業(yè)產(chǎn)品的定位、尋求合作的貿(mào)易方式、尋求貿(mào)易對(duì)象的類別等。只有全面的了解了參展商的需求,才能對(duì)他們做好有目標(biāo)的服務(wù)。廣大參展商尋求的目標(biāo)客戶對(duì)象的集合,形成了大會(huì)專業(yè)觀眾組成的基礎(chǔ)。將參展商與專業(yè)觀眾有針對(duì)性的結(jié)合在一起,使他們?cè)谡箷?huì)這個(gè)平臺(tái)上達(dá)成貿(mào)易交流、合作協(xié)議、以及后續(xù)長(zhǎng)期的合作,就達(dá)到了展會(huì)的真正目的。
在展商報(bào)名的同時(shí),用填寫表格的形式,了解他們的參展需求及其相關(guān)信息,是我們做好展會(huì)籌備期相關(guān)工作的依據(jù);了解參展企業(yè)的產(chǎn)品定位及結(jié)構(gòu),將他們安排在不同的展區(qū),可體現(xiàn)展會(huì)的專業(yè)性,同時(shí)還可以方便專業(yè)觀眾查找;了解參展企業(yè)的品牌實(shí)力、合作需求,可以有目標(biāo)的為他們尋求目標(biāo)對(duì)象。同時(shí),參展商的這些信息也可以作為展會(huì)招商的依據(jù)。
根據(jù)展會(huì)的定位、參展商的分類情況有針對(duì)性的組織專業(yè)觀眾。展會(huì)有了參展商,根據(jù)他們的需求組織觀眾,這是一個(gè)專業(yè)展會(huì)成功舉辦的重要工作?梢酝ㄟ^多種方式做好專業(yè)觀眾的組織工作,如:通過各類展會(huì)的宣傳、廣告、網(wǎng)站等。我們用邀請(qǐng)函邀請(qǐng),通過商業(yè)機(jī)構(gòu)有組織的邀請(qǐng),通過參展商邀請(qǐng)他們的客戶等方式。
對(duì)于展會(huì),參展商和觀眾是同時(shí)存在,互相依托的。展會(huì)有了具有實(shí)力的參展商,能帶來有價(jià)值、有創(chuàng)新概念的新產(chǎn)品,就能吸引有價(jià)值的觀眾。參展商和觀眾的同時(shí)到來,就是專業(yè)展會(huì)成功的基礎(chǔ)。一個(gè)展會(huì),參展商與專業(yè)觀眾的數(shù)量及質(zhì)量是體現(xiàn)其展會(huì)品牌實(shí)力的重要依據(jù)。
參展商面對(duì)參展會(huì)遇到許多實(shí)際問題,如:了解場(chǎng)館環(huán)境、層位尺寸及結(jié)構(gòu)、展位設(shè)計(jì)、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)搭建;形象宣傳、現(xiàn)場(chǎng)廣告、展期活動(dòng)安排、工作人員吃、住、行等具體問題。作為主辦單位應(yīng)向參展商提供盡量細(xì)致、周到的服務(wù)。對(duì)于每一個(gè)細(xì)小的參展環(huán)節(jié),應(yīng)先做出工作方案,并及時(shí)提供給參展商,使他們得到大會(huì)直接的專業(yè)服務(wù)。
除了建立客戶聯(lián)系,推廣企業(yè)產(chǎn)品,了解行業(yè)的流行趨勢(shì),得到相關(guān)的信息咨詢,通常也是參展商的參展目的。所以,從專業(yè)或行業(yè)的角度,邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外同行專家,進(jìn)行講座,咨詢服務(wù),也是做好展會(huì)綜合服務(wù)的一部分。
大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)高效、系列的服務(wù),是展會(huì)組織工作中的重要環(huán)節(jié)。在展期短短的幾天里,各類相關(guān)人士的集合、各類活動(dòng)的集合、時(shí)間的限定等使各項(xiàng)組織工作的效率顯得至關(guān)重要,F(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)工作直接、具體、綜合。面對(duì)如此復(fù)雜的服務(wù)工作首先應(yīng)做好情況的分析,做出解決的工作方案。對(duì)工作人員做好培訓(xùn),使其能提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。應(yīng)要求工作人員每天對(duì)參展商進(jìn)行巡查,在了解貿(mào)易成交情況的同時(shí),為他們解決一些細(xì)小的問題。
總之,對(duì)參展商的服務(wù)千頭萬緒,做出總體的工作方案是萬事之本。提高工作人員的綜合素質(zhì),是做好服務(wù)工作的保證。
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