【集萃網(wǎng)觀察】展臺工作

    D、展臺人員在做記錄時，要爭取盡可能準確，尤其是潛在客戶。準確的記錄有助于后續(xù)工作的針對性和效率。展臺接待和洽談記錄要適時統(tǒng)計。每天可以簡單的統(tǒng)計，內(nèi)容包括觀眾接待數(shù)、觀眾來源、詢問內(nèi)容、合同洽談數(shù)量和金額等，統(tǒng)計結(jié)果是每天展后會議的內(nèi)容之一。對于一些需要急辦的事則交相應(yīng)部門、人員盡快辦。在展覽會閉幕后，可以做復(fù)雜一些的統(tǒng)計、分析，包括：根據(jù)記錄建立或更新客戶名單，選編新的展出邀請名單；分析宣傳、廣告、公關(guān)的效率并找出改進的方向，統(tǒng)計后續(xù)工作建議，分輕重緩急安排處理等等。記錄、統(tǒng)計、分析也要指定人定時做。對于一些后續(xù)工作，迅速統(tǒng)計并立即處理非常重要。

    E、聯(lián)絡(luò)、公關(guān)工作是一項內(nèi)容很廣的工作，在此，主要談及客戶邀請、接待室、送禮工作。

    客戶邀請工作是在展前已大規(guī)模做過。在展覽期間，仍應(yīng)視需要繼續(xù)做客戶邀請工作。展覽期間的客戶邀請工作主要限于重要的現(xiàn)有客戶和潛在客戶。

    接待室工作是展臺工作的一部分。如果配備接待室，要充分利用。接待室應(yīng)用于有價值的客戶和貴賓。事先要向展臺人員明確說明誰可以使用、什么時候使用。接待室是接待、談判、簽約的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂、消閑的氣氛，避免接待室成為觀眾和展臺人員休息的場所，要保持接待室做生意的氣氛。接待室的招待品可以分等級提供，比如：軟飲料、酒精飲料、快餐、正餐等。招待標準要按預(yù)算定，要注重效果。接待室要保持干凈。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。

    展出工作一般都會配備禮品，要做好禮品管理工作。要明確贈送檔次，一般分貴賓和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數(shù)，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時送禮來不及包裝，在送禮后進行登記。一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時好相應(yīng)安排。

    F、調(diào)研是展覽會的重要功能之一。貿(mào)易展覽會不僅是買賣場所，也是理想的調(diào)研場所。展覽會本身就是一個市場，是一個人員眾多、氣氛寬松的市場。在展覽會上做調(diào)研節(jié)省費用、節(jié)省時間。進行信息采訪，詢問市場、產(chǎn)品甚至競爭者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會上，展出者和參觀者都不介意回答一些問題，有些甚至很樂意提供意見和建議。而在其他場合，就不是那么容易獲得答復(fù)。據(jù)稱，有關(guān)市場的任何問題都可以通過展覽會的調(diào)研獲得結(jié)果。在展覽會上的調(diào)研范圍和內(nèi)容可根據(jù)展出需要和條件安排。

    調(diào)研工作可以委托專業(yè)公司做，也可以由展臺人員自己做。專業(yè)調(diào)研公司的工作質(zhì)量高，但是他們的產(chǎn)品專業(yè)知識可能不是太精。另外，出于經(jīng)費、人員等方面原因，展出者大部分是自己做調(diào)研工作。

    展場調(diào)研的途徑和方式可以是多種多樣的�？梢砸哉古_為陣地，主要針對參觀者做調(diào)研，了解參觀者對產(chǎn)品和服務(wù)的意見以及建議，詢問參觀者對產(chǎn)品和服務(wù)的需求和要求，以及參觀者對市場和發(fā)展趨勢的看法等等�？梢猿榭諈⒂^其他展臺，尤其是競爭對手的展臺，主要針對競爭對手做調(diào)研，收集資料、詢問情況，了解競爭對手的展示手段、銷售方式、宣傳方式、新產(chǎn)品、新技術(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、包裝、性能等方面的情況�？梢詤⒓诱褂[會期間召開的研討會，主要是針對市場做調(diào)研。展覽會的研討會是一個了解市場和行業(yè)發(fā)展趨勢的好機會。一方面發(fā)言人會做出推論、預(yù)測，另一方面參加者所表現(xiàn)出的興趣（比如出席人的多少，出席人的問題等）也可以作出預(yù)測的標準之一。此外，在研討會上還可以尋找發(fā)現(xiàn)重要的潛在客戶。還要以閱讀新聞報道、貿(mào)易刊物、官方報告等，了解綜合性質(zhì)和宏觀性質(zhì)的情況。調(diào)研工作不僅僅是收集信息，還包括統(tǒng)計、分析和總結(jié)。

    G、操作示范。操作表演的展品更能吸引觀眾注意，能使客戶更加了解產(chǎn)品而使客戶更快地做購買決定。因此，在有能力和條件的情況下，應(yīng)考慮安排操作示范。

    如果安排了操作示范，要事先再三檢查產(chǎn)品，確保能正常操作表演。任何事故不僅會帶來難堪、損壞公司形象，也會直接導(dǎo)致生意流失。操作表演要視情況安排保衛(wèi)人員以防意外。此外也要警惕競爭對手做手腳。若有規(guī)定，還需事先征得展覽會組織者同意。另外要視情況辦理保險。操作安排次數(shù)要適當，可以定時操作表演展品。多了效果并不一定好。如果有音像設(shè)備，使用時要控制音量、調(diào)整屏幕角度，不要影響周圍展臺，避免造成麻煩。

    H、資料工作。展臺資料包括公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品說明、服務(wù)說明、展出介紹、價格單、展臺人員名片等。展臺資料需要管理，管理使用得當，資料可以有效發(fā)揮宣傳、推銷作用；管理使用不當，資料便會被丟棄、被浪費。資料的管理工作包括控制散發(fā)數(shù)量、控制散發(fā)對象、撤下殘損的資料，添加新的資料、補充庫存等等。

    資料要有針對性的散發(fā)。可以分層次地向目標觀眾寄發(fā)、散發(fā)。資料可以分為兩類：一類是可以散發(fā)給每一個參觀者的簡單、成本低的資料，包括單頁和折頁資料；另一類是提供給專業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當場提供，最好是展覽會后郵寄給客戶。

    供散發(fā)的展臺資料放在參觀者可以方便拿取的地方，不要對稱地放置、擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免誤認為是展示品而不拿取。可以使用資料架（臺），但是要注意擺放位置，不要影響正常展臺工作，也不要影響觀眾行走。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺上，不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費。散發(fā)的資料要有數(shù)量控制，以便于整個展覽期間都有正常的供應(yīng)。不要在展覽結(jié)束時，還剩余很多專門印刷、卻無法用于其他場合的資料；或者在展覽還沒有結(jié)束已無資料可以散發(fā)。

    向客戶提供貿(mào)易資料編印成本一般很高，控制可以嚴格一些。資料可以放在接待室內(nèi)或資料柜內(nèi)，不要讓參觀者自由拿取，而由展臺人員有選擇地提供給有價值、真正需要資料的客戶。據(jù)調(diào)查，許多真正的客戶往往不愿意攜帶很多資料，而且基本不翻閱在展覽會上收集到的資料。因此在展臺上可以不直接提供貿(mào)易資料，只配備少量資料用于談判參考。這樣也可以使展臺人員和參觀者集中精力交談。在進行貿(mào)易細節(jié)洽談時，可以使用有直接關(guān)系、輔助洽談的資料。若客戶需要資料，可填寫索取表。展出者當天或展后安排郵寄。

    具美國的統(tǒng)計顯示，50%的人沒有目的或者目的不明卻到處收集資料，最終將所收集的資料留在餐館的飯桌上、汽車座椅上或廢紙簍里。即使拿到辦公室也是放到資料堆里，“有時間再看”，實際是不會有時間再看的。英國人稱這類人為“資料收集者”，沒有明確目的但是卻到處索取資料，最終可能一扔了之。因此要管理好資料，不能將貴重資料提供給這類人。

    I、活動。展覽會可能會安排一些活動，包括開幕式、新聞發(fā)布會、館日、招待會、研討會、貴賓訪問、采購團等等。這些活動與展出都有關(guān)系，展出者應(yīng)予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。

    展覽會開幕式是展覽會最重要的活動之一，既有新聞價值，也在商業(yè)價值。對于一般展出者，重要的是利用其商業(yè)價值。開幕式邀請人員都是一些政府官員、工商名流和新聞記者，在開幕式當天參觀展覽會的人很多是有價值的商人。

    首先，展出者一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。開幕后的幾小時是關(guān)鍵時刻，對展出者最為重要。重要人物已到場，重要客戶通常在展覽會開始時就參觀。他們巡視展覽，如果展臺一切安排妥當就緒，準備接待客人進行業(yè)務(wù)洽談，那么這些重要的客戶在巡視之后，就會把這樣的展臺列為接觸對象。而仍在施工、布置的展臺則是作反面宣傳，會失去這些最重要的客戶。其次，是了解開幕程序和活動，包括開幕式后貴賓參觀路線。如果可以，做展覽會組織者的工作，爭取將自己的展臺包括在貴賓的參觀路線內(nèi)，這將有利于新聞宣傳。第三，確保展臺人員全部到位，確保展臺人員著裝整潔、精神飽滿。如果需要，做好攝影和攝像準備。

    J、現(xiàn)場銷售。有些展出者將展覽會作為直接銷售的場所，租用小面積的標準展臺，在里面堆滿產(chǎn)品，在展臺前的過道上放柜臺，直接向參觀者銷售。這樣做會擾亂展覽會現(xiàn)場秩序，展出者本身也很難能過零售獲得足夠利潤。如果展出者認為有充分理由零售，可以事先與展覽會組織者商量，也許可以獲得同意，并被安排一個合適的位置。如果展出者違反規(guī)定強行零售，展覽會組織者可能也會采取強行措施，關(guān)閉展臺。

    在貿(mào)易展覽會上直接零售是違反效率和效益原則的，因此貿(mào)易展覽會通常禁止現(xiàn)場零售。貿(mào)易展覽會是做貿(mào)易的場所，展出者應(yīng)集中精力捕捉潛在客戶和貿(mào)易機會。向大量普通參觀者開放消費品展覽會可能允許零售。但是也需要辦理相應(yīng)的手續(xù)并遵守相應(yīng)的管理規(guī)定。